Esta información, deben estar disponibles por un periodo no menor a cinco años contados a partir del último día del año calendario dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas; o último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.
Se entiendo por documentación de respaldo los contratos, facturas, recibos o cualquier documento que sustente las transacciones realizadas por la persona jurídica.
En caso en que no se mantengan los registros contables y la documentación de respaldo en las oficinas del Agente Residente, se le deberá proporcionar al mismo, por escrito, lo siguiente:
- Dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación respaldo; y
- Nombre y datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia. Igualmente se deberá informar por escrito al agente residente de cualquier cambio en la dirección física o información de contacto, en un periodo no mayor de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se aprobó el cambio.
En el supuesto en que los registros contables y la documentación de respaldo se mantengan fuera de la República de Panamá, la persona jurídica estará obligada a proporcionar dichos documentos al agente residente, previo requerimiento de cualquier autoridad, en un periodo no mayor a 15 días hábiles contados a partir de la notificación del requerimiento al agente residente.
De no proporcionar dicha documentación en el plazo estipulado, el agente residente estará obligado a renunciar como tal, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, contados a partir del día siguiente de terminación del plazo indicado para entregar la documentación requerida.
De no inscribir el agente residente en el Registro Público de Panamá su renuncia en el plazo de 10 días establecido, la Dirección General de Ingresos impondrá una sanción de B/500.00 y ordenará al Registro Público la remoción definitiva de dicho agente residente de la persona jurídica.
El agente residente está obligado a mantener de las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen consuman o surtan sus efectos en Panamá, un registro del lugar donde las personas jurídicas mantienen los registros contables y la documentación de respaldo en caso de que se mantengan en un lugar distinto a la oficina del agente residente, incluyendo:
- Nombre de a persona jurídica
- Dirección física donde se encuentren los registros contables y la documentación de respaldo.
iii. Nombre de la persona que mantiene bajo su custodia los documentos
Igualmente el agente residente deberá mantener copias de los registros de acciones y accionistas de aquellas sociedades anónimas para las cuales actúe como tal.
La persona jurídica que no cumpla con las obligaciones establecidas en dicha Ley 52 de 2016, será sancionadas con multa de B/. 1,000.00 y multa de B/.100.00 por cada día que transcurra sin que se subsane el incumplimiento.